GDPR Folderverzekeringssector

De RGPD is van toepassing op alle beroepen die persoonsgegevens verzamelen of verwerken. Of u nu agent, makelaar, tussenpersoon, agent van een tussenpersoon of verzekeringsdeskundige (of herverzekeringsdeskundige) bent, u verzamelt persoonsgegevens van uw klanten, prospects, getuigen van ongevallen, enz. U moet dus niet alleen voldoen aan de GDPR, maar dit ook kunnen aantonen aan uw klanten en de bedrijven waarmee u samenwerkt. Als u laat zien dat u privacy respecteert, zal dat het vertrouwen vergroten, vooral omdat u zeer persoonlijke gegevens verzamelt om uw klanten te adviseren.

Volgens het enig register van ORIAS zijn er momenteel bijna 60.000 verzekeringstussenpersonen in Frankrijk. Dit zijn allemaal bedrijven die sinds 2018 onder de RGPD vallen omdat ze in hun dagelijkse werk persoonsgegevens verwerken, waarvan sommige bijzonder gevoelig zijn (gezondheid, enz.).

Vanaf het begin hebben bedrijven aanzienlijke inspanningen geleverd om de kwestie van de bescherming van persoonsgegevens aan te pakken en in bedrijfsinstrumenten zijn deze bepalingen nu geïntegreerd. Dit stelt tussenpersonen echter niet vrij van naleving. 

Ter herinnering: elke verwerking van persoonsgegevens moet een specifiek doel dienen, waarvoor een rechtsgrondslag moet bestaan (toestemming, contract, wettelijke verplichting, legitiem belang, enz.

In het algemeen wordt in de verzekeringssector een onderscheid gemaakt tussen verwerkingen die het sluiten/uitvoeren van overeenkomsten tot doel hebben en verwerkingen die commerciële prospectie tot doel hebben.

In het 1e geval voorzien de verwerkingen in de behoefte om de CONTRACTEN uit te voeren, bijvoorbeeld :

• de studie van de behoeften om geschikte contracten voor te stellen;
• de beoordeling van verzekeringsrisico's om een tarief vast te stellen;
• de uitvoering van contractuele garanties ;
• contract- en klantenbeheer;
• het beheer van klachten en geschillen;
• of de uitoefening van beroepen.

Andere verwerkingen zijn gebaseerd op legitiem belang:

• het opstellen van statistieken en actuariële studies;
• de uitvoering van preventieve acties;
• het uitvoeren van onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten;
• communicatie en klantenbinding;
• verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
• fraudebestrijding.

Met betrekking tot PROSPECTIE hangen het doel en de rechtsgrondslag van de verwerking af van het gebruikte kanaal.

Voor elektronische commerciële prospectie (e-mail, SMS, leads, sociale netwerken, enz.) is de toestemming van particulieren vereist (overeenkomstig de Franse wet op de post en de elektronische communicatie, CPCE). Canvassen is mogelijk, maar de mensen moeten eerst worden geïnformeerd. Zij moeten ook vooraf hun toestemming geven in het geval van personen of bezwaar kunnen maken in het geval van professionals.

Voor andere wervingsmethoden (post, telefoontjes, enz.) of indien de werving betrekking heeft op personen die reeds klant zijn, zal het legitieme belang als basis dienen. Er moet gewoon voor worden gezorgd dat de betrokkene zich gemakkelijk en a priori tegen de verwerking kan verzetten.

Bron: CNIL

De actoren in de sector die persoonsgegevens verwerken, zijn hetzij verantwoordelijken voor de verwerking, hetzij verwerkers, hetzij gezamenlijk verantwoordelijken voor de verwerking. Aan deze kwalificaties zijn specifieke verplichtingen verbonden, dus het is belangrijk dat u zich voor elke verwerking afvraagt wat uw status is. De regelaar is bijvoorbeeld
de instantie die het doel en de middelen van de verwerking vaststelt. 

Hetzelfde bedrijf kan zowel een voor de verwerking verantwoordelijke zijn (bijvoorbeeld de algemeen agent in zijn makelaarsbedrijf als hij dat heeft) als een verwerker (wanneer hij namens zijn bedrijf optreedt).

Voorts moet bij de verwerking van NIR- en gezondheidsgegevens bijzondere waakzaamheid worden betracht.

In het algemeen wordt een onderscheid gemaakt tussen verwerkingen die buiten de sluiting van een verzekeringsovereenkomst worden uitgevoerd en die welke in het kader van een overeenkomst worden uitgevoerd.

• Indien de verzekeringsovereenkomst niet wordt gesloten (in het kader van prospectiebeheer), mag de verantwoordelijke voor de verwerking de gegevens van de prospect niet langer dan drie jaar bewaren, te rekenen vanaf de datum van verzameling of het laatste contact met de prospect.
• Gegevens die de vaststelling, verdediging of uitoefening van wettelijke rechten mogelijk maken, kunnen maximaal vijf jaar worden bewaard vanaf de datum van verzameling of het laatste contact met de prospect (dit is in toepassing van de verjaringstermijn volgens het gemene recht).
• Bij het sluiten van een verzekeringsovereenkomst kunnen bepaalde specifieke verjaringstermijnen van toepassing zijn. Dit is het geval voor levensverzekeringsovereenkomsten waar de verzekeringswet voorziet in een verjaringstermijn van 30 jaar vanaf het overlijden van de verzekerde voor de vorderingen van de begunstigde. 

Zoals u ziet zijn de belangrijkste beginselen van de RGPD eenvoudig en kan de uitvoering ervan ook eenvoudig zijn met het juiste instrument. Onze tool, GDPR Folder , begeleidt u stap voor stap in dit proces en leidt u door elke stap om uw nalevingsdossier te genereren. U kunt in een paar uur een eenvoudige en didactische vragenlijst beantwoorden, zonder dure externe hulp, en een PDF-bestand maken dat uw inspanningen op het gebied van naleving aantoont.

GDPR Folder stelt u in staat dit onderwerp van persoonsgegevens, dat centraal staat in uw activiteit, "in de hand te houden". Bovendien beschikt u over een badge die uw inspanningen weergeeft en die u op uw site kunt plaatsen om uw klanten, leden of contacten gerust te stellen en het vertrouwen dat zij in u hebben te vergroten.

Respecteer persoonlijke gegevens en toon ze met GDPR Folder. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie of een demo.

Hier zijn een aantal nuttige sites en hulpmiddelen in de verzekeringssector: