GDPR Foldervastgoedsector

De RGPD is van toepassing op alle beroepen die persoonsgegevens verzamelen of verwerken. Of u nu een makelaar, een vastgoedmakelaar, een vastgoedbeheerder, een expert, een taxateur, enz. bent, u verzamelt persoonsgegevens van uw klanten, prospects, mensen die geïnteresseerd zijn in vastgoed, enz.

Daarom moet u niet alleen voldoen aan de GDPR, maar dit ook kunnen aantonen aan uw klanten en de bedrijven waarmee u samenwerkt. Als u laat zien dat u privacy respecteert, zal dat het vertrouwen vergroten, vooral omdat u zeer persoonlijke gegevens verzamelt om uw klanten te adviseren.

Naar schatting zijn er nu meer dan 30.000 makelaarskantoren in Frankrijk, waarvan 98% minder dan 9 werknemers heeft. Met iets meer dan 240.000 werknemers is de vastgoedsector een belangrijke sector van de Franse economie. Er zijn 3 hoofdcategorieën:

1. Onafhankelijke agentschappen die niet verbonden zijn aan een merknetwerk en doorgaans geen werknemers in dienst hebben. Dit is de meerderheid van de makelaars in Frankrijk.
2. Merkennetwerken: hoewel zij slechts 25% van de makelaars vertegenwoordigen, genereren zij 35 tot 40% van de omzet van de vastgoedmarkt. De bekendste zijn: Orpi, Century 21, Laforêt Immobilier, Guy Hoquet l'Immobilier...
3.  Makelaars in onroerend goed: een snel groeiend segment. Deze zelfstandigen werken vanuit huis (geen fysiek kantoor) en plaatsen hun verkoopaanbiedingen op vastgoedportalen. Er zijn 27.000 agenten in Frankrijk die ongeveer 10% van de omzet genereren. Hiertoe behoren IAD France, SAFTI en CAPIFRANCE.

De andere beroepen in de sector zijn minder "volumineus" maar natuurlijk even belangrijk. Vastgoedbeheerders zijn de experts in huurbeheer en dit is ook een gereglementeerd beroep. Tot de grote namen behoren Foncia, Nexity en Citya immobilier.

Uiteraard zal de behandeling verschillen tussen het agentschap en de vastgoedbeheerder.

In het eerste geval beheert het bureau dossiers met potentiële kopers die het een aantal gevoelige gegevens (vermogen, inkomen, loonstrookjes, belastingen, enz.) per e-mail of op papier verstrekken. Deze gegevens kunnen alleen worden verzameld voor een specifiek doel en op basis van een duidelijke rechtsgrondslag. Voorafgaande toestemming is uiteraard vereist.

Wanneer een agentschap verkopers werft, is het ook belangrijk om na te gaan wat er gedaan kan worden om hen te benaderen. Vermijd contact met personen die uitdrukkelijk hebben verklaard dat zij niet door professionals wensen te worden gecontacteerd of die op Bloctel zijn geregistreerd.

Voor het huurgedeelte is de fase van de beoordeling van de dossiers van de kandidaten voor huur het gevoeligst, omdat niet zelden veel bewijsstukken worden gevraagd om de solvabiliteit van de huurders te waarborgen. De CNIL heeft een reeks richtsnoeren gepubliceerd waarin de mogelijkheden op dit gebied duidelijk worden omschreven (zie onderstaande link).

Het is belangrijk om in dit stadium het beginsel van gegevensminimalisering in gedachten te houden: beperk u uiteraard tot de gegevens die kunnen worden verzameld en vermijd het vragen naar te veel gegevens wanneer dat mogelijk is om de risico's te beperken.

Het is belangrijk onderscheid te maken tussen de rol van elk van de belanghebbenden om te bepalen wie een voor de verwerking verantwoordelijke en wie een verwerker is. Zo kunnen vertegenwoordigers en andere handelsagenten bij bepaalde verwerkingen als verwerkers worden beschouwd. Dit ontslaat hen geenszins van hun verplichtingen.

Nogmaals, het gebruik van "conforme" instrumenten ontslaat de actoren niet van hun eigen nalevingswerk. Het feit alleen al dat men toegang heeft tot informatie, zelfs met gebruikmaking van instrumenten die aan de voorschriften voldoen, moet in overweging worden genomen.

In haar referentiekader heeft de CNIL aanwijzingen gegeven voor het huurbeheer. De termijn is bijvoorbeeld 3 jaar voor gegevens over personen die huisvesting zoeken. Voor niet-geselecteerde aanvragers bedraagt deze periode slechts 3 maanden. Voor succesvolle aanvragers kan de periode van 3 tot 5 jaar na het einde van het huurcontract worden verlengd om een eventuele follow-up te beheren.

Voor andere vastgoedactiviteiten moet u nagaan of er wettelijke verplichtingen zijn; anders helpt de CNIL-gids over gegevensbewaring u om te beoordelen wat een goede bewaartermijn is. 

Zoals u ziet zijn de belangrijkste beginselen van de RGPD eenvoudig en kan de uitvoering ervan ook eenvoudig zijn met het juiste instrument. Onze tool, GDPR Folder , leidt u stap voor stap door dit proces.

U kunt in een paar uur een eenvoudige en leerzame vragenlijst invullen voor een betaalbaar budget, zonder kostbare hulp van buitenaf, en een PDF-bestand maken dat uw inspanningen op het gebied van naleving aantoont.

GDPR Folder stelt u in staat dit onderwerp van persoonsgegevens, dat centraal staat in uw activiteit, "in de hand te houden". Bovendien beschikt u over een badge die uw inspanningen aantoont en die u op uw site kunt plaatsen om uw klanten, bezoekers of contacten gerust te stellen en zo het vertrouwen dat zij in u hebben te vergroten.

Respecteer de persoonlijke gegevens en toon ze met GDPR Folder ! Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie of een demo.

Hier zijn een aantal nuttige sites en bronnen in de vastgoedsector: