Vastgoedbonnen en bezoekverslagen en RGPD? Wat staat er op het spel?

Of ze nu op papier of digitaal zijn, ze zijn belangrijk voor uw agentschap, ze hebben een juridische waarde, ze beschermen uw mandaten... Maar wist u dat ze vanuit het oogpunt van persoonsgegevens niet zo onschuldig zijn, omdat ze voor de CNIL gegevens verwerken? Voor alle duidelijkheid, als het niet goed wordt beheerd, kan het een probleem worden voor uw naleving van de RGPD(Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dus hier zijn enkele tips en punten om op te letten.

SeLoger herinnert ons eraan dat wanneer een potentiële koper een bezoekbon ondertekent, hij daarmee erkent dat hij een pand via een makelaar heeft bezocht. Dit document, dat niet verplicht is, dient slechts als bewijs van het bezoek van de koper en bevestigt dat dit bezoek inderdaad door een bepaald makelaarskantoor is uitgevoerd. In feite is de juridische waarde van het bezoekbewijs gekoppeld aan het soort mandaat dat is ondertekend. Het bezoekbewijs heeft een reële waarde als de verkoper een exclusief mandaat heeft ondertekend, omdat het kan worden gebruikt om eventuele schade aan te tonen, bijvoorbeeld als de koper de verkoop rechtstreeks met de verkoper zou sluiten.

Wettelijke waarde van een bezoekbon

Op papier of digitaal, de bon vermeldt in ieder geval de contactgegevens van de potentiële koper en de datum van het bezoek. Soms wordt ook andere informatie gegeven over de feedback en de indrukken van het bezoek. In dit stadium gaat het alleen om het verzamelen van persoonsgegevens.

Maar de kwestie gaat verder omdat deze bezoekbonnen vervolgens worden bewaard, gesorteerd, gearchiveerd, vernietigd, misschien gedigitaliseerd, doorgegeven aan de verkoper, enz. Dit is gegevensverwerking die veilig moet zijn. Geen enkele potentiële verkoper of koper zou willen dat deze informatie in het wild wordt achtergelaten!

Natuurlijk zijn deze gegevens niet gevoelig en is dit geen kritische verwerking, maar slechts een voorbeeld van een schijnbaar onschuldige verwerking zoals er vele zijn in makelaarskantoren.

Ze zijn relatief eenvoudig, maar in principe moet u er al voor zorgen dat u de geïnformeerde toestemming hebt van de mensen die u hun gegevens gaan toevertrouwen. Daarom moet aan het document zelf een verklaring worden toegevoegd waarin het beginsel, de bewaartermijn, enz. worden uitgelegd. Dit zal u "beschermen" tegen de potentiële koper.

Ten tweede zijn dit maatregelen van gezond verstand: het gaat erom deze gegevens niet te laten rondslingeren, ze zo nodig te archiveren en ze op een gegeven moment te vernietigen. Op papier of in digitaal formaat;

Le Figaro biedt u 2 zeer eenvoudig te gebruiken sjablonen die u kunt aanpassen voor uw agentschap.

Voorbeeld bezoekbonnen